Pořádáte klientské setkání? 10 věcí, na které, chcete-li uspět, nesmíte při organizaci zapomenout

Klientská setkání jsou skvělou příležitostí, jak se pravidelně vídat se svými obchodními partnery. Pokud se setkání konají opakovaně, máte velkou šanci předat svým zákazníkům nejen novinky z vaší společnosti, ale i hodnoty a způsoby spolupráce, které jsou vám vlastní. Co je ale nejcennější – vybudujete si tím u svých zákazníků důvěru a vypěstujete dlouhodobé vztahy, které vás mohou chránit v době ekonomické nejistoty.

Na co byste neměli zapomenout, pokud chcete ve své společnosti zavést pravidelná klientská setkání?

1. Poslat pozvánky včas.

Co to znamená včas? Ideálně 90 dnů před konáním eventu, ne-li ještě více. Čas je drahý pro všechny a mnozí podnikatelé mají agendu plnou na dlouhé měsíce dopředu. Proto je vhodné poslat hostům nejdříve pozvánku Save the Date, jakmile znáte datum setkání. Pak můžete poslat finální pozvánku s kompletním popisem obsahu. Tím zajistíte, že váš event bude jistou součástí agendy vašich klíčových zákazníků a obchodních partnerů.

2. Dostupná lokalita.

Zajímavé a přitažlivé místo daleko od centra města nebo v přírodě je skvělé, pokud se bavíme o víkendové aktivitě. Klientská setkání jsou ale pro plně vytížené lidi, kteří potřebují jak blízkost městské dopravy, tak dostupné parkování.

3. Spolehlivý Internet.

Nezapomeňte, že mnoho prezentujících má v prezentacích odkazy na materiály jako fotky, videa či propojení přímo do nějakého online systému, které vyžadují dobrý internetový signál. Proto zkuste zabezpečit přinejmenším pro prezentující výborné připojení k Internetu.

4. Světlo a ozvučení.

Mít dobré světlo znamená mít z eventu kvalitní fotky. Mít dostupné ozvučení znamená nejen, že účastníci budou dobře slyšet – bohužel nemůžete vždy spoléhat na hlasivky řečníků – ale také, že budete mít z eventu dobré audiozáznamy. Pokud chcete event nahrávat či natáčet a mít z něj hezký audio či video záznam, potřebujete dostupné ozvučení, na které se dají napojit kamery či mikrofon. Možná to zní jako zbytečnost. Pokud ale chcete získat ze svých peněz, investovaných do organizace eventu, co nejvíce marketingové muziky, na těchto detailech by vám mělo záležet.

5. Dobrý fotograf nad zlato.

Když už jsme u možností, jak z vaší akce získat co nejvíce zviditelnění v mediích – představte si, že fotky můžete později opakovaně využívat třeba na vašem webu, v newsletteru, na sociálních sítích, v budoucích klientských nabídkách, jako přílohu či doplnění tiskových zpráv a dalších mediálních materiálů atd. Proto nešetřete na dobrém fotografovi, který se orientuje v prioritách korporátní komunikace, má vlastní světla a techniku a umí se přizpůsobit podmínkám na místě. Navíc, pokud je příjemný a dokáže vaše hosty uvolnit, aby získal krásné usměvavé záběry, zaslouží si určitě i hezký bonus.

6. Kameraman či filmový štáb.

Další možností, jak zaujmout klienty v době sociálních sítí jako jsou YouTube, Periscope či Merkaat, je video. Pro získání opravdu kvalitních videí ze setkání proto neváhejte investovat do celého štábu. Díky profesionálnímu natáčení můžete mít reportáž, krátké videoprezentace jednotlivých řečníků včetně vašich zástupců či odborníků, rozhovory s přitomnými zákazníky či partnery atd. Možnosti, jak recyklovat podobný videoobsah, jsou v podstatě neomezené. Je to jen na vás, do jaké míry se rozhodnete je využít.

7. Rozumný catering.

Ani nejlepší věc na světě se nedá obchodovat s prázdným žaludkem. Od klientů očekáváme, že přijedou třeba před čtvrtou hodinou a zůstanou na setkání pozdě do večera. To znamená, že catering by měl pokrývat minimálně nápoje a drobné občerstvení při registraci a během přestávek na kávu a uspokojivý večerní raut.

8. Přejemnou recepční.

Recepční, která při registraci očekává hosty znudněná a s kyselou tváří, má dar zkazit náladu a odpudit i toho nejmilejšího zákazníka. Koneckonců vaše komunita je určitě prostředí pro příjemné lidi, kteří si vzájemně respektují. I proto byste měli svoji recepční informovat a vyškolit, že hosty má přivítat s úsměvem a být jim co nejvíce nápomocná.

9. Proaktivní networking.

Jako organizátoři jste vy ti první, kdo vidí do seznamu všech účastníků. Proto by měl někdo od vás hosty cíleně vítat a propojovat je mezi sebou, případně s odborníky z vaší firmy. Proaktivní networking je opomíjenou popelkou českých obchodních setkání – organizátoři mají často pocit, že bohatě stačilo, pokud vytvořili prostor, kde se lidé mohou scházet. Pak že je to na nich. Jenže nám všem jde o jedno a totéž: aby nám někdo věnoval pozornost, aby se o nás někdo upřímně zajímal. Proč to nedopřát i svým zákazníkům?

10. Last but not least: dobré řečníky.

Zkuste si vybírat řečníky podle celkové kvality jejich vystoupení. Není nic horšího, než zajímavé téma přednášené uspavačem hadů, který vám zákazníky nudí tak, že nevědí, kudy ze setkání uprchnout. Zkuste si prezentace řečníků projít předem a ověřit, zda obsah, formát či způsob podání je adekvátní vůči cílové skupině, tématu a formátu večera. Pokud není, nemilosrdně je změnte. Koneconců, jestli chceme být ve společnosti nejlepších, měli bychom být první, kteří to nejlepší svým zákazníkům nabízí.

Chce vaše firma udržitelně růst? Pokud ano, potřebuje si vybudovat osobní vztahy a dlouhodobou důvěru u svých zákazníků a obchodních partnerů. Klientská setkání nejsou žádná novodobá filozofie – možná jen zdravý návrat k selskému rozumu. A to potřebujeme v současné uspěchané a nesoustředěné době jako sůl.