10 věcí, na které byste neměli zapomenout v průběhu klientských setkání

14/02/2016
Kategorie:

Klientská setkání jsou pro stávající i budoucí zákazníky vaší firmy skvělou příležitostí seznámit se s dalšími členy vaší komunity. Od nich se mohou dozvědět novinky, učit se a sdílet zkušenosti, a tak se například vyhnout drahým chybám. Avšak aby mohlo tohle všechno proběhnout, je důležité, aby organizátor klientského setkání nezpomněl na pár důležitých věcí, které mohou ovlivnit prožitek z celého setkání, a tím i jeho úspěšnost.

Networking 1

1. Přivítání při registraci.

Ideální je, když za registraci zodpovídá člověk z vaší firmy namísto zaplacené hostesky, která možná nabízí profesionální úsměv, ale netuší, kdo je pro vás na seznamu doopravdy důležitý a jakým způsobem zacházet s vašimi klíčovými hosty.

2. Proaktivní networking.

Jak jsem psala v dřívějším článku, proaktivní networking je popelkou českých obchodních setkání. Organizátor má často pocit, že udělal dost, když hostům nabídl dobrý prostor, program a catering, a tím že pro něj vše končí. Vzpomínám dodnes na Gianniho Pastorelli, někdejšího fantastického ekonomického radu italské ambasády v Praze. Pokaždé, když mě přivítal v rámci Italian Vision Clubu, setkání zaměřeného na propojení italské byznyz komunity v Česku, měl na rtech úsměv a krásná slova, třeba o mém posledním článku, který si přečetl. Za méně než minutu mi stihl složit kompliment, nabídnout, s kým bych si daný večer určitě měla co říci, představit mě možnému partnerovi pro hovor, a pak už odcházel pryč, věnovat se dalším hostům. I proto na něj vzpomínám ráda – byl pro mě nejen velkou inspirací a ztělesněním italského pohostinství, ale i příkladem šikovného a efektivního proaktivního networkingu.

3. Ohleduplné úvodní slovo.

Na začátku každého eventu byste neměli zapomenout, že všichi máme tři základní instinkty či potřeby: sebezáchovnou (potřebu vědět, co kdy začíná a končí, kdy budou přestávky, kde je jídlo a kde jsou případně toalety), vztahovou (potřebu bavit se s někým v one-to-one kontextu, viz nahoře bod o proaktivním networkingu) a sociální (vědět, kdo je kdo v dané skupině, za jakým účelem se skupina schází, a jaké jsou od něho ve skupině očekávání). Proto se velmi doporučuje, abyste hned na začátku zaopatřili tyto základní potřeby vašich hostů. Vyhnete se tomu, že vám už po první hodině začnou prchat, protože nevědí, co bude v programu následovat, či kdy bude první přestávka.

4. Publikum s různorodými zájmy.

Thinkstock Photos 488852553

Jakým způsobem uspokojit zájmy nováčka, který se přišel sejít se s vaší firmou poprvé, a zájmy obchodního manažera, který vaše produkty používá už roky a zrovna potřebuje řešit komplexní technický detail vlastního řešení? Tím, že zůstanete u otázky proč. Velmi často máme tendenci vykládat lidem „jak na to“. Jenže vůbec nevíme, jaké myšlenkové pochody v danou chvíli u jednotlivých lidí v publiku probíhají a co je pro ně důležité. Proto je bezpečnější poukázat na to, proč vlastně by se měli něčím zabývat – včetně nových technických aktualizací – než se pouštět do dlouhých, pro někoho nudných až zbytečných vysvětlování specifických detailů. Samozřejmě, pokud někdo o detailní vysvětlení zájem má, můžete mu být laskavě k dispozici při přestávce či po eventu – a to za dobré peníze.

5. Představení účastníků.

Pro někoho je představa, že dává slovo třem až čtyřem desítkám lidí noční můrou. Co když se někdo rozpovídá, a my už budeme potřebovat zahájit přednášky dle původního programu? Zkuste se na to podívat z druhé strany: pokud nevíte, kdo v sálu sedí, i pro řečníky je mnohem náročnějí kalibrovat svoje sdělení či způsob promluvy tak, aby publiku vyhověli. A - hlavně – ochuzujete lidi v sále o možnost poznávat se mezi sebou a vědět, kdo jakou výzvu zrovna řeší. Jak ale zajistit, aby hosté nemluvili příliš dlouho, ptáte se? Velmi snadno: řekněte jim například, aby při představení sdíleli jen svoje jméno, pozici, firmu a v jedné větě největší výzvu, kterou v současné době řeší. Toto vše může člověk říct za 30 sekund. Navíc, jelikož často na setkání přichází více lidí ze stejné firmy, výzvy se nebudou opakovat a stačí představení jménem a pozice. Pokud to vše šikovně uřídíte, můžete mít celý sál představený do 10 minut. A s tím už v programu můžete předem počítat.

6. Prezentace maximálně do 30 minut.

Talk Like Ted 3 Unbreakable Laws Of Communication 43 638

Pokud nejde vyloženě o workshop s praktickými cvičeními či keynote diskurz známého řečníka, nedovolte, aby se prezentace protáhly na více než 30 minut, a to včetně prostoru na otázky a odpovědi. Máme mezi námi řadu lidí, kteří jsou výbornými odborníky, ale z pohledu prezentačních dovedností nejsou natolik zdatní, aby udrželi pozornost sálu po více než půl hodiny. Proč si myslíte, že slavné TedTalk přednášky mají nanejvýš 18 minut per prezentující? Protože je to ideální formát, kdy člověk může rozvinout určitou myšlenkou relativně do hloubky, ale bez toho, aby se zbytečně zakecal. Pokud jen trochu můžete, omezujte prezentace svých řečníků na dobu maximálně 30 minut.

7. Vyhýbejte se technickým ukázkám, které vyžadují Internetové připojení.

Jako na potvoru, vždy když během prezentace potřebujeme rychlé připojení k Internetu, zasekne se. Mně se dlouhodobě osvědčilo mít prostě všechna videa, která potřebuji pouštět, stažená v počítači. Pokud potřebuji ukázat, jak funguje konkrétní feature, mám print screen vložený přímo do prezentace. Takto můžu předvést, jak něco vypadá, můžu zůstat u vysvětlení, proč je to důležité, a zároveň se vyhýbám riziku, že ze mne Internet udělá zmateného šneka, který stáhne energii celého sálu do propasti trapnosti vyhledávání funkčního připojení.

8. Dejte lidem dostatek přestávek.

14 3505 201404241027470

Znovu – často máme tendenci protlačit do jednoho setkání vše, co umíme, jako kdyby už nebylo žádné zítra. Uspokojujeme vlastní potřebu předvádět se a nehledíme na potřeby účastníků. Jednou z nich je networking. Lidé ani novináři nepřichází na eventy, aby se najedli – to je omyl. Přichází, aby se mohli vzájemně poznat, pozdravit a vyměnit pár slov se svými známými, aby podporovali a kultivovali vztahy, na které v jiném kontextu nemají prostor. Proč jim tuto možnost odpírat?

9. Dobré fotky.

Lidé se velmi rádi podívají na fotky ze setkání. Pokud jsou dobré, mohou některým z vašich hostů sloužit i jako referenční, či je mohou sdílet na vlastní sociální sítě, ve svých komunikačních kanálech, a tím se stát přirozenými ambasadory vašeho eventu a firmy. Proto když sdílíte fotoalbum, nezapomeňte zmínit zdroj – at je to vaše firma či fotograf. Hlavní je dát lidem najevo, že pokud chtějí fotky z alba stahovat a sdílet, měli by jmenovat zdroj – tedy vás.

10. Last but not least, rozloučení.

Stejně jako bylo důležité kvalitně přivítat lidi při registraci, je neméně zásadní se s nimi vhodně rozloučit. V průběhu večera korzujte po celém sále a nenechávejte „networkingové pijavice,“ aby se na vás celou dobu věšely. Pružně a elegantně se pohybujte mezi všemi hosty, a s těmi, kteří chtějí odejít, se slušně rozlučte. Nezapomeňte zároveň na call for action – že jim zavoláte, pozvete je na kávu, oběd, že si později domluvíte obchodní setkání či poradu – cokoliv. Smyslem klientského setkání je i to, abyste něco obchodovali. Proto nezapomeňte na své zájmy – a pozvěte účastníky večera na další osobní obchodní schůzku.

Networking aktivity jsou skvělé z jednoho důvodu: pomáhají lidem se poznat a tím získat důvěru v organizátora. A důvěra je dnes nejdražší měna. Měna, která vás zachrání v případě krize, měna, která vám pomáhá v dobrých časech růst. Měna, kterou byste měli pěstovat vědomě a s úctou k těm, díky nimž všichni existujeme – našim zákazníkům.

Index

Zabývám se strategickou komunikací, emoční a systemickou inteligencí lidí i firem. Pracuji s dnešními i budoucími lídry na rozvoji jejich komunikačních dovedností, budování osobních značek a kompetencí ve vedení týmu i firem. Lidi, týmy i společnosti podporuji formou poradenství, školení, koučinku i mentoringu.